Một quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp giảm chi phí quản lý kho mà còn giúp đơn giản hóa các khâu kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho tránh tình trạng số lượng hàng hóa trong kho bị thất lạc, nhầm lẫn. Như vậy, để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, các cá nhân và doanh nghiệp phải nắm vững quy trình quản lý hàng tồn kho. Vậy cách quản lý hàng tồn kho ra sao mới hiệu quả, mời bạn đọc tham khảo qua bài chia sẻ dưới đây của topmoving.vn
1. Quy trình quản lý hàng tồn kho là gì?
Quy trình quản lý hàng tồn kho sẽ được xác định từ thời điểm nhà cung cấp chuyển nguyên vật liệu đến kho của doanh nghiệp cho đến thời điểm thành phẩm xuất kho.
Sẽ có ba nhiệm vụ chính cần hoàn thành trong quá trình này:
- Quản lý mã hàng.
- Duy trì quyền kiểm soát các hoạt động của kho hàng.
- Quản lý hoạt động xuất khẩu là một nhiệm vụ đầy thách thức.
2. Sơ đồ về quy trình quản lý hàng tồn kho
2.1 Quy trình quản lý mã hàng
- Bước 1: Phòng kinh doanh hoặc phòng kế hoạch gửi yêu cầu cho người có trách nhiệm quản lý đơn hàng về mã hàng của công ty, yêu cầu cập nhật mã hàng bằng mã hàng mới hoặc sửa mã hàng cũ.
- Bước 2: Trước khi so sánh, kiểm tra mặt hàng để xác định tình trạng của nó. Nếu không, hãy chuyển sang bước ba; nếu một mã mặt hàng cần được chỉnh sửa, hãy chuyển sang bước bốn.
- Bước 3: Cán bộ phụ trách cập nhật thông tin về loại mặt hàng để xác định chắc chắn nhóm sản phẩm, chủng loại, thuộc tính nhà cung cấp để cấp mã mặt hàng mới theo quy định.
- Bước 4: Xác định xem có cần thiết phải chỉnh sửa hoặc sửa đổi hay không. Nếu không thể thay đổi yêu cầu, người thực hiện yêu cầu sẽ được thông báo. Tiếp tục bước 5 nếu cần thiết để thực hiện các thay đổi.
- Bước 5: Tiếp tục chỉnh sửa mã hàng theo quy tắc đặt mã hàng đã thiết lập trước đó.
2.2 Quản lý hoạt động nhập kho
2.2.1 Nhập kho mua hàng hóa nguyên vật liệu
- Khi có kế hoạch dự trữ vật tư, Phòng kinh doanh thông báo cho Phòng An ninh, Phòng Kế hoạch Vật tư, Phòng Quản lý chất lượng và các bên liên quan để bố trí nhân sự.
- Xác định số lượng và chủng loại nguyên vật liệu trong kho bằng cách tham khảo phiếu xuất kho và hóa đơn của nhà cung cấp nếu có.
- Giao phiếu xuất kho và hóa đơn từ nhà cung cấp cho kế toán hàng tồn kho để xử lý.
- Cùng với việc nhận phiếu xuất kho và hóa đơn của khách hàng, kế toán hàng tồn kho đối chiếu số lượng nguyên vật liệu có tại thời điểm kiểm kê với số lượng nguyên vật liệu trên phiếu mua hàng / phiếu yêu cầu (đã được khách hàng chuyển đến). nhà cung cấp. đơn vị. bộ phận bán hàng.
- Các nhân viên kiểm tra chất lượng kiểm tra và chấp nhận vật liệu nhập vào; nếu nguyên vật liệu đạt yêu cầu, nhân viên này sẽ cấp phiếu kiểm tra và thử nghiệm nguyên vật liệu, sau đó sẽ chuyển vật tư cho khách hàng. nhân viên để tải. dự trữ thông tin. Phiếu kiểm tra và thử nghiệm nguyên vật liệu đã được nhà cung cấp xác nhận và đóng dấu xác nhận và có chữ ký của Trưởng phòng chất lượng là hợp lệ và cần được chuyển cho Kế toán hàng tồn kho để xử lý.
- Thủ quỹ kiểm tra số lượng vật tư đã nhận và nhập vào phiếu thu.
2.2.2 Nhập kho thành phẩm
- Thủ kho nhập kho thành phẩm, ký vào phiếu bàn giao hàng hoàn thành, giữ lại một liên trong kho, chuyển liên còn lại cho Bộ phận sản xuất.
- Thủ kho lưu giữ tất cả các thông tin về thành phẩm trên các Thẻ kho và Báo cáo kiểm kê của bộ phận kho.
2.3 Quản lý hoạt động xuất kho
2.3.1 Xuất kho sản xuất
- Bước 1: Phòng kế hoạch nguyên vật liệu trình đề nghị xuất kho phục vụ sản xuất, hoặc bộ phận có nhu cầu xuất nguyên vật liệu nộp trực tiếp yêu cầu.
- Bước 2: Giám đốc hoặc người được ủy quyền khác phê duyệt đề xuất.
- Bước 3: Xác minh số lượng tồn kho để đảm bảo đủ theo yêu cầu. Tiến hành bước bốn nếu có đủ hàng; nếu không, hãy chuyển sang bước 5.
- Bước 4: Phiếu xuất kho sẽ được lập dựa trên yêu cầu xuất kho của kế toán kho, sau đó sẽ được các bên liên quan thông qua.
- Bước 5: Thủ kho dọn mặt bằng theo đúng điều kiện của phiếu xuất kho.
2.3.2 Xuất kho bán hàng
- Bước 1: Khi nhận được lệnh xuất kho kết hợp với lệnh xuất kho, kế toán kho sẽ tiến hành kiểm kho. Tiến hành bước 2 nếu có đủ đơn hàng trong kho; nếu không, hãy chuyển sang bước 3.
- Bước 2: Kế toán kho sử dụng thông tin đặt hàng và lập hóa đơn
- Bước 3: Thủ kho xuất kho theo đúng điều kiện của hóa đơn.
2.3.3 Xuất chuyển kho hàng
- Bước 1: Bộ phận có nhu cầu di dời kho xưởng sẽ lên đơn đề nghị di dời. Đề xuất sẽ được giám đốc hoặc người được chỉ định xem xét và phê duyệt. Nếu được chấp thuận, quy trình sẽ chuyển sang bước 2.
- Bước 2: Kế toán kho thực hiện nghiệp vụ chuyển kho trên cơ sở đề nghị chuyển kho đã được duyệt, in phiếu, lấy mã xác nhận của các bên liên quan.
- Bước 3: Thủ kho xác nhận xuất kho căn cứ vào phiếu xuất kho đã ký và sẽ ký vào phiếu xuất kho để xác nhận.
2.3.4 Xuất lắp ráp
- Bộ phận chịu trách nhiệm lắp ráp hàng hóa sẽ đệ trình yêu cầu xuất khẩu nguyên vật liệu lắp ráp. Giám đốc hoặc người được chỉ định sẽ tiến hành xem xét và phê duyệt. Tiến hành bước tiếp theo nếu yêu cầu được chấp thuận.
- Kế toán kho sẽ tạo giao dịch xuất và lắp ráp dựa trên phiếu yêu cầu xuất lắp ráp đã được duyệt trước. Sau đó, phiếu xuất xưởng và lắp ráp sẽ được in ra để các bên xác nhận.
- Thủ kho sẽ đính kèm giấy xác nhận xuất kho vào phiếu xuất kho lắp ráp và ký tên.
>> Tham khảo thêm: Kích thước thùng xe tải 1 tấn, 2 tấn, 3.5, 5, 10, 15 tấn chở hàng